Modelos e Padrões de Gestão de Portfólio

Em posts anteriores definimos o que é gestão de portfólio e alguns termos relacionados que são importantes ao seu entendimento. Nesse e nos próximos posts mostraremos como é feito esse gerenciamento de portfólios, através modelos e padrões de gestão de portfólio. 

Eles se tratam de propostas de processos de trabalho, criados para sistematizar a dinâmica decisória do portfólio [Blomquist e Muller 2006], com os seguintes objetivos: 

• Garantir que os componentes utilizem da melhor forma os recursos humanos, físicos e financeiros; 
• E a execução dos componentes que realmente estejam de acordo com as estratégias da organização e que agregam maior valor. 

Padrão do PMI 

[PMI 2006] 

Esse padrão é composto de vários processos que possuem dependências claras e que são executados para a gestão de cada portfólio. Foram divididos nos seguintes grupos: 

• Grupo Processo Alinhamento: processos que definem o que será gerenciado no portfólio e quais as categorias e componentes que serão avaliados e escolhidos para fazerem parte do portfólio. 
• Grupo Processo Monitoração e Controle: processos que monitoram periodicamente os componentes e os ajustam às estratégias organizacionais.

Padrão de Gestão de Portfólio do PMI

O processo de Gestão de Portfólio é composto de 9 subprocessos, são eles: 

1. Identificação

Cria uma lista atualizada com diversas informações sobre os componentes atuais e novos componentes. Suas principais atividades são: 

• Comparar os atuais componentes e os novos componentes; 
• Rejeitar os componentes que não estejam alinhados com os objetivos da organização; 
• Classificar os componentes identificados em classes (como projeto, programa, portfólio e outras atividades). 

2. Categorização

Agrupa os componentes em categorias relevantes para o negócio, de acordo com filtros e critérios de decisão pré-estabelecidos, para posteriormente serem usados nos subprocessos de avaliação, seleção, priorização e balanceamento. 

Essas categorias são definidas com base no plano estratégico. Os componentes de uma determinada categoria possuem objetivos comuns e podem ser medidos com o mesmo critério, independentemente da sua origem na organização. A categorização dos componentes permite que a organização equilibrar seus investimentos e riscos entre todas as categorias e objetivos estratégicos.

Suas principais atividades são: 

• Identificar categorias estratégicas com base no plano estratégico; 
• Comparar os componentes identificados com os critérios de categorização; 
• Categorização de cada componente. 

3. Avaliação

Avalia os componentes de um portfólio, para compará-los e facilitar o processo de seleção. As informações (qualitativas ou quantitativas) de cada componente são recolhidas, organizadas e analisadas baseadas em critérios múltiplos e são provenientes diversas fontes da organização. São produzidos gráficos, diagramas, documentos e as recomendações para apoiar o processo de seleção. 

Suas atividades são: 

• Avaliar componentes de acordo com modelo de pontuação pré-definido; 
• Produzir representações gráficas para facilitar o processo de decisão; 
• Fazer recomendações para o processo de seleção. 

4. Seleção

Produz uma lista resumida de componentes, a partir das recomendações do processo de avaliação e da comparação com critérios de seleção da organização (MOECKEL e FORCELLINI, 2008). A avaliação determina o valor de cada componente e gera uma lista daqueles que estão prontos para a priorização. 

5. Priorização

Prioriza os componentes dentro de cada categoria estratégica ou de financiamento (por exemplo, inovação, redução de custos, crescimento, manutenção e operações), de tempo de retorno de investimento (curto, médio e logo prazo), de risco versus perfil de retorno e foco organizacional (cliente, fornecedor, público interno) de acordo com os critérios pré-estabelecidos (MOECKEL e FORCELLINI, 2008). Este subprocesso classifica os componentes para apoiar a posterior validação e balanceamento do portfólio. Suas as principais atividades são: 

• Ratificar a classificação dos componentes, de acordo com categorias pré-definidas; 
• Estabelecer critérios de ponderação para a classificação dos componentes e aplicá-los; 
• Determinar os componentes que devem receber alta prioridade dentro do portfólio. 

6. Balanceamento do Portfólio

Criar uma combinação de componentes de grande potencial no portfólio, a fim de que eles apoiem coletivamente as iniciativas e objetivos estratégicos da organização. Isso contribui para os principais benefícios da gestão de portfólio: 

1. Capacidade de planejar e alocar recursos de acordo com os objetivos estratégicos; 
2. E a capacidade de maximizar o retorno do portfólio de acordo com o perfil de risco desejado pela organização. 

Neste subprocesso se faz a revisão dos componentes selecionados e priorizados, a adição de novos componentes para autorização, a identificação de componentes que não estão autorizados com base no processo de revisão e a eliminação de componentes a serem suspensos, repriorizados ou terminados. 

7. Autorização

Aloca formalmente os recursos humanos e financeiros necessários para executar os componentes selecionados, comunicando formalmente as decisões sobre o balanceamento do portfólio. E para cada componente são comunicados os resultados esperados (ciclos de revisão, métricas de desempenho de acordo com o cronograma, entregas requeridas) . 

8. Revisão e Relato Periódico do Portfólio

Reúne indicadores de desempenho, fornece relatórios sobre eles e revisa o portfólio para garantia do seu alinhamento à estratégia organizacional e ao uso eficiente dos recursos. 

O ciclo de revisão examina todos os componentes durante um período especificado pela organização. Cada ciclo pode conter várias revisões com foco e profundidades diferentes. Os principais indicadores de desempenho variam com a alteração de propósito de cada revisão. 

O propósito das revisões é assegurar que o portfólio contenha apenas componente adequados às metas estratégicas. Por isso, componentes são adicionados, repriorizados ou excluídos, com base no seu desempenho e alinhamento com a estratégia para tornar o portfólio eficiente. 

Suas principais atividades são: 

• Revisar o patrocínio, liderança e responsabilidades do componente junto aos padrões de governança da organização; 
• Revisar o desempenho do componente, prioridade e dependências, retorno esperado e riscos, junto aos critérios de valor e investimento da organização; 
• Revisar o impacto esperado, projeções, utilização de recursos e restrições de capacidade do portfólio; 
• Determinar a continuidade e/ou cancelamento de determinados componentes, realinhar ou revisar priorização; 
• Fazer recomendações ou direcionamentos para o gerenciamento dos componentes; 
• Fazer recomendações para o processo de balanceamento. 

9. Mudança Estratégica

Permite ao processo de gestão de portfólio responder a mudanças estratégicas. Pequenas mudanças do plano estratégico normalmente não demandam mudanças no portfólio, porém mudanças significativas geralmente resultam em uma nova direção estratégica, o que impactaria no portfólio. 

Essas mudanças também podem implicar em mudanças na categorização ou priorização de componentes, o que irá impactar no rebalanceamento do portfólio.

Nos próximos posts, mostraremos modelos para gerenciamento de portfólio.

Fontes:

http://www.teleco.com.br/tutoriais/tutorialgestport1/pagina_3.asp

http://www.slideshare.net/Drica_Lopes/gt5-gerncia-de-portflio
Imagem:
http://ogerente.com/stakeholder/2008/09/08/processos-de-gerenciamento-de-portifolio-de-projetos/